Kan ik me met verschillende software systemen connecteren op het Peppol netwerk?
1 januari 2026 komt stilaan in zicht. De meeste bedrijven zijn ondertussen al volop de voorbereiding van de Peppol facturatie gestart; sommige voeren ook al wat eerste proef testen uit. En daarmee komen gelijk ook de eerste praktische vragen naar boven.
Eén veel voorkomende vraag hierbij is of het mogelijk is zich met meerdere applicaties op het Peppol netwerk te connecteren. Heel wat bedrijven hebben immers niet zomaar één bedrijfsbrede ERP applicatie in gebruik maar eerder een geïntegreerd software landschap waarin verschillende subsystemen facturen versturen of ontvangen.
In dit artikel leggen we kort uit wat kan en wat niet.
Een transportbedrijf als voorbeeldcase
Via onze zusteronderneming TLCC begeleiden we bij Opticor heel wat bedrijven uit de transportsector. Deze gebruiken typisch niet de volledige ERP functionaliteit van onze Business Central software maar eerder vooral de boekhouding en dan geïntegreerd met een externe Transport Management Software. Denk bvb. Aan Qargo, NaviTrans, TAS,…
Daar waar de facturatie van de transportactiviteiten doorgaans in de TMS software gebeurt, aangezien deze alle over alle operationele details beschikt om de prijs van de uitgevoerde transporten te berekenen, bestaat daarnaast ook altijd een niet operationele facturatie flow, bijvoorbeeld voor de facturatie van een vast actief.
En op een gelijkaardige wijze zit ook de inkoopfacturatie in een transportonderneming vaak over verschillende systemen verspreid. Voor een “overhead” factuur (brandstof, elektriciteit, huur,…) is het meestal voldoende dat die boekhoudkundig verwerkt wordt. Maar voor operationele facturen (onderaannemers, ferrymaatschappijen,...) is de organisatie vaak geïnteresseerd om die tot in de TMS software te laten doorvloeien om ze aldaar te matchen met de budgettering die er eerder voor werd aangelegd.
Een typische case dus waar een opgesplitste verwerking van de verkoop- en aankoopfacturatie gewenst is.
Geen probleem bij verkoopfacturen
Goed nieuws alvast voor wat de verkoopfacturatie betreft want in die flow vormt het geen enkel probleem dat verschillende systemen elk hun eigen facturen over het Peppol netwerk versturen. Zelfs al gebruiken deze een verschillend Access Point.
In de meeste gevallen geniet dit zelfs de voorkeur. De eindklant ontvangt bij zijn factuur graag de volledige details van de uitgevoerde transporten (laad- en losplaats, geleverd gewicht, CMR nummer, referenties,…). Dus als de TMS software deze info zelf rechtstreeks in een digitale factuur over het Peppol netwerk kan versturen is dit efficiënter werken dan het alternatief waarbij al deze operationele info over de boekhouding software getrokken zou moeten worden om die dan van daaruit te versturen.
Niet mogelijk bij aankoopfacturen
Bij de aankoop flow ligt dit echter anders. Daar kun je je als organisatie maar met één access point, en dus bijgevolg maar met één applicatie connecteren. Logisch ook, want mocht dit niet het geval zijn, dan zou een leverancier die zijn verkoopfactuur wil versturen onmogelijk kunnen bepalen aan welke van je access points hij die zou moeten richten.
En dat is nu net een heel vervelende beperking in de verdere verwerking van deze inkoopfacturen. Want aangezien alle facturen uiteindelijk toch in de boekhouding terecht moeten komen zien we in de praktijk altijd de boekhoudsoftware de integratie met het Peppol netwerk realiseren en geraken de operationele facturen vervolgens niet langer tot in het TMS subsysteem waar deze eigenlijk wel verwacht worden.
Onze oplossing
Bij Opticor, waar we Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP en als boekhouding software implementeren, gebruiken we standaard de Continia add-on voor de connectie met het Peppol netwerk en de verdere verwerking en goedkeuring van zowel de verkoop- als de aankoopfacturen. Ook deze component haalt standaard alle aankoopfacturen van het netwerk af en stelt deze, al dan niet via een goedkeuringsflow, ter beschikking aan de boekhouding module.
Om onze klanten hierbij toch de mogelijkheid te geven om bepaalde facturen te laten doorstromen naar hun operationele subsystemen starten we met het inbouwen van een parameter op leverancier niveau die de routering van zijn inkoopfacturen aangeeft. Dat kan een eenvoudige Ja/Nee parameter zijn die aangeeft of de facturen al dan niet in de boekhouding behouden moeten blijven of moeten doorstromen. Of dat kan een meer verfijnde parameter zijn waarmee per leverancier een specifiek subsysteem (TMS, WMS, cleaning,…) aangeduid kan worden. En bij de ontvangst van iedere factuur evalueren we dan vervolgens op basis van deze parameter via welke weg deze gerouteerd dient te worden.
Operationele inkoopfacturen worden daarbij onmiddellijk na ontvangst “gearchiveerd” en gecommuniceerd naar de desbetreffende applicatie waarmee op voorhand een integratie werd gemaakt. Daar vervolgt die factuur haar goedkeuringsflow en kan die na goedkeuring terug naar de boekhouding gecommuniceerd worden om daar uiteindelijk geboekt te worden.
Met deze kleine ingreep maken onze Opticor klanten straks gebruik van de digitale kracht van het Peppol netwerk én behouden ze hun vertrouwde goedkeuringsflow. Wat een mooie win-win!
